Pravila privatnosti
Verzija 1.0, 1. 11. 2026. · English version below
1. Tko smo
Sustav Polet (u daljnjem tekstu: Sustav) pruža ILIGSOFT d.o.o., Ljudevita Gaja 11, 35000 Slavonski Brod, OIB 61922516018 (u daljnjem tekstu: ILIGSOFT). Kontakt za pitanja o privatnosti: igor.igor.ilic@gmail.com.
2. Naša uloga
- Podaci koje organizacije unose u Sustav (klubovi, udruge, škole letenja – u daljnjem tekstu: Organizacija): Organizacija je voditelj obrade, a ILIGSOFT izvršitelj obrade prema članku 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) i ugovoru o obradi podataka s Organizacijom. Koje podatke Organizacija obrađuje i zašto, navedeno je u njezinoj obavijesti o obradi osobnih podataka. Za ostvarivanje prava obratite se prvo svojoj Organizaciji.
- Računi operatera platforme i ova web-stranica: ILIGSOFT je voditelj obrade.
3. Koje podatke obrađujemo
- Podaci Organizacije: podaci koje Organizacija i njezini korisnici unose (npr. članovi, polaznici, nastava, dokumenti, naplata). Koristimo ih isključivo za pružanje usluge Organizaciji i po njezinim uputama.
- Korisnički računi: e-pošta, ime, podaci za dvofaktorsku prijavu, zapisi prijava i pristupa osjetljivim podacima – radi sigurnosti Sustava.
- Web-stranica polet.club: ne koristi kolačiće ni analitiku. Poslužitelj vodi dnevnik pristupa (IP adresa, vrijeme, tražena adresa, preglednik) radi sigurnosti i otkrivanja zlouporabe. Dnevnik se čuva ograničeno, rotacijom datoteka, a zatim se briše.
4. Podaci iz Google računa (Gmail)
Organizacija može odabrati da Sustav poruke njezinim članovima (npr. obavijesti, zaduženja, potvrde) šalje preko njezinog Gmail ili Google Workspace računa. Tada vrijedi:
- Sustav traži samo jedno dopuštenje:
https://www.googleapis.com/auth/gmail.send– slanje poruka u ime računa. Ne traži pristup čitanju, pretraživanju, brisanju ni organizaciji pošte, kontaktima ni profilu. - Od Googlea primamo i spremamo samo token za slanje (refresh token). Sprema se šifriran, u odvojenom prostoru Organizacije, a ključ za šifriranje čuva se izvan baze podataka.
- Token se koristi isključivo za slanje poruka koje sustav Organizacije šalje u njezino ime, na adrese njezinih članova i korisnika. Sadržaj poslanih poruka sastavlja Sustav Organizacije.
- Podatke dobivene od Googlea ne prodajemo, ne dijelimo s trećim stranama, ne koristimo za oglašavanje, za profiliranje, za procjenu kreditne sposobnosti ni za razvoj ili treniranje modela umjetne inteligencije. Osoblje ILIGSOFT-a ne čita poruke osim kada je to nužno radi sigurnosti, otklanjanja kvara na zahtjev Organizacije ili radi zakonske obveze.
- Opoziv: administrator Organizacije u Postavkama → E-pošta odabire „Odspoji" – Sustav opoziva token kod Googlea i briše ga. Dopuštenje se može povući i u Google računu na myaccount.google.com/permissions. Token se briše i pri prestanku usluge.
Polet's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Korištenje i prijenos podataka primljenih iz Google API-ja u Poletu u skladu su s Pravilima o korisničkim podacima Google API usluga, uključujući zahtjeve ograničene uporabe (Limited Use).
5. Gdje se podaci nalaze i tko im pristupa
- Poslužitelj i šifrirane sigurnosne kopije nalaze se u Europskoj uniji (Hetzner Online GmbH, podatkovni centri u EU).
- Pomoćne usluge (podizvršitelji): Hetzner Online GmbH (smještaj i sigurnosne kopije); N-COMM IT CONSULTING GmbH, Düsseldorf, Njemačka (e-pošta domene polet.club – poruke platforme); Cloudflare, Inc. (samo DNS – promet do Sustava ne prolazi kroz Cloudflare). Usluge koje Organizacija sama odabere (npr. Google Gmail) koristi na temelju vlastitog odnosa s tim pružateljem.
- Online nastava odvija se na našem vlastitom Jitsi poslužitelju, bez snimanja.
6. Kako štitimo podatke
Šifrirana veza (HTTPS), odvojen prostor baze za svaku Organizaciju, dvofaktorska prijava za operatere i korisnike s osjetljivim ovlastima, šifrirane tajne (lozinke i tokeni vanjskih usluga), zapis pristupa osjetljivim podacima i izvoza, vatrozid, svakodnevne šifrirane sigurnosne kopije izvan poslužitelja te razvoj i testiranje isključivo na izmišljenim podacima.
7. Koliko dugo čuvamo podatke
Podatke Organizacije čuvamo dok traje ugovor i prema njezinim pravilima čuvanja. Po prestanku ugovora Organizaciji predajemo izvoz podataka i brišemo ih iz Sustava u rokovima iz ugovora o obradi; iz sigurnosnih kopija brišu se istekom njihova razdoblja čuvanja (najdulje 12 mjeseci).
8. Vaša prava
Imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost i prigovor. Za podatke koje vodi vaša Organizacija obratite se njoj – mi joj pomažemo odgovoriti. Za ostalo pišite na igor.igor.ilic@gmail.com. Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (azop.hr).
9. Izmjene
O bitnim izmjenama ovih Pravila obavještavamo Organizacije unaprijed. Na ovoj stranici uvijek je važeća verzija s datumom.
Privacy Policy
Version 1.0, 1 November 2026
1. Who we are
The Polet system (the "Service") is provided by ILIGSOFT d.o.o., Ljudevita Gaja 11, 35000 Slavonski Brod, Croatia, company ID (OIB) 61922516018 ("ILIGSOFT"). Privacy contact: igor.igor.ilic@gmail.com.
2. Our role
- Data that organisations enter into the Service (clubs, associations, flight schools – the "Organisation"): the Organisation is the controller and ILIGSOFT is the processor under Article 28 GDPR and a data processing agreement with the Organisation. Please contact your Organisation first to exercise your rights.
- Platform operator accounts and this website: ILIGSOFT is the controller.
3. Data we process
- Organisation data entered by the Organisation and its users (e.g. members, trainees, lessons, documents, billing), used only to provide the Service to the Organisation and on its instructions.
- User accounts: e-mail, name, two-factor authentication data, sign-in and sensitive-data access logs, for security.
- Website polet.club: no cookies and no analytics. The server keeps an access log (IP address, time, requested URL, browser) for security and abuse detection; it is kept for a limited time by log rotation and then deleted.
4. Google user data (Gmail)
An Organisation may choose to have the Service send e-mail to its members (e.g. notices, invoices, confirmations) through its own Gmail or Google Workspace account. In that case:
- The Service requests a single scope:
https://www.googleapis.com/auth/gmail.send– send e-mail on behalf of the account. It does not request access to read, search, delete or organise mail, nor to contacts or the profile. - The only data we receive from Google and store is the refresh token used for sending. It is stored encrypted in the Organisation's separate database schema; the encryption key is kept outside the database.
- The token is used solely to send the messages that the Organisation's instance of the Service sends on its behalf to its members and users.
- We do not sell or share data obtained from Google with third parties, and we do not use it for advertising, profiling, credit assessment, or to develop or train artificial intelligence or machine-learning models. ILIGSOFT staff do not read messages unless necessary for security, to fix a problem at the Organisation's request, or to comply with the law.
- Revocation: the Organisation's administrator chooses "Disconnect" in Settings → E-mail; the Service revokes the token with Google and deletes it. Access can also be removed in the Google Account at myaccount.google.com/permissions. The token is also deleted when the Service ends.
Polet's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
5. Where data is kept and who can access it
- The server and encrypted backups are located in the European Union (Hetzner Online GmbH, EU data centres).
- Sub-processors: Hetzner Online GmbH (hosting and backups); N-COMM IT CONSULTING GmbH, Düsseldorf, Germany (e-mail of the polet.club domain – platform messages); Cloudflare, Inc. (DNS only – traffic to the Service does not pass through Cloudflare). Services chosen by the Organisation itself (e.g. Google Gmail) are used under its own relationship with that provider.
- Online classes run on our own Jitsi server and are not recorded.
6. Security
Encrypted connections (HTTPS), a separate database schema per Organisation, two-factor authentication for operators and users with sensitive permissions, encrypted secrets (passwords and tokens of external services), logging of access to sensitive data and of exports, a host firewall, daily encrypted off-site backups, and development and testing with fictitious data only.
7. Retention
Organisation data is kept for the duration of the contract and according to the Organisation's retention rules. When the contract ends we hand over an export and delete the data from the Service within the periods set in the data processing agreement; backups expire at the end of their retention period (at most 12 months).
8. Your rights
You have the right of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection. For data held by your Organisation please contact it – we assist it in responding. Otherwise write to igor.igor.ilic@gmail.com. You may lodge a complaint with the Croatian Personal Data Protection Agency (azop.hr).
9. Changes
We inform Organisations in advance of material changes. The current dated version is always on this page.